Утверждено

приказом и.о. председателя Барун-Хемчикского

районного суда Ч.Д. Ховалыг

от «15» октября 2025 г.

№ 03-53-60

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Барун-Хемчикского районного суда Республики Тыва

1.Общие положения

1.1.Настоящее Положение регулирует вопросы организации архивного делопроизводства, задачи, функции и права, состав документов архива Барун-Хемчикского районного суда Республики Тыва (далее — архив суда).

1.2.Архив суда в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, включая Федеральный конституционный закон от 07.02.2011 № 1 ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 N125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N526, Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утверждённой Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N36, Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (Электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утверждённой Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 N56, а также Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утверждённого Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2011 N112.

2.Состав документов архива суда

2.1.Архив суда хранит:

-судебные дела постоянного хранения (уголовных гражданских административных дел);

-дела общего делопроизводства постоянного хранения;

-судебные дела временного (свыше 10 лет) срока хранения (уголовных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, гражданских дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, административных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения);

-дела общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения;

-дела по личному составу,

-электронные дела.

2.2.Основными учетными документами в архиве суда являются:

-описи дел;

-реестр описей;

-паспорт архива;

-опись дел постоянного срока хранения.

2.3.Вспомогательными учетными документами являются: описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения; описи дел по личному составу; протоколы экспертной комиссии суда; журнал регистрации запросов и выданных справок их архива, журнал регистрации выдачи документов из архива во временное пользование, описи нарядов, журналов и дел, сданных структурным подразделениями на хранение в архив суда.

3.Задачи и функции архива суда

3.1.Основными задачами архива являются:

-комплектование архива документами, переданными на хранение структурными подразделениями суда, согласно номенклатуре дел суда;

-учет и обеспечение сохранности документов;

-создание учетно-справочного аппарата к документам архива;

-использование хранящихся в архиве документов;

3.2.В целях выполнения основных задач архива суда осуществляет следующие функции:

-учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

-участвует в электронном документообороте суда в рамках действия Г АС «Правосудие»;

-обеспечивает использование архивных документов по запросам судей и работников аппарата суда, граждан, государственных органов и организаций;

-ведет учет и анализ использования единиц архивного хранения;

-осуществляет необходимую подготовку в решении вопросов, предлагаемых для рассмотрения на заседаниях экспертной комиссии суда;

-обеспечивает своевременное уничтожение архивных документов суда, сроки хранения которых истекли.

3.3.Для выполнения основных задач и функций специалисты архива суда имеют право:

-контролировать соответствие работы с документами в структурных подразделениях суда требованиям делопроизводства в связи с подготовкой судебных дел, нарядов и журналов к архивному хранению;

-запрашивать от структурных подразделений суда необходимые для работы архива сведения;

-представлять председателю суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве суда;

-информировать структурные подразделения суда о необходимости передачи документов в архив суда в соответствии с утвержденным графиком.

4.Организация работы архива суда

4.1.Режим работы архива суда организован согласно Служебному распорядку Барун-Хемчикского районного суда Республики Тыва, который регулируют рабочее время и время отдыха.

4.2.Деятельность архива суда осуществляет лицо, ответственное за архив (ведущий специалист, в его отсутствие - главный специалист), которое назначается на должность и освобождается от должности приказом председателя суда.

4.3 Лицо, ответственное за архив, организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

4.4.В архив сдаются все судебные дела и дела с постоянным и долговременным (свыше 10 лет) сроками хранения после их надлежащего оформления по сдаточным описям, порядок составления которых определен Инструкцией по делопроизводству.

4.5.Размещение архивных документов, включая требования к помещению, режиму хранения документов, средствам хранения документов, должно соответствовать действующим стандартам и нормам.

4.6.Исполнение запросов граждан и организаций работником архива суда осуществляется в форме копий архивных документов.

4.7.Пересылка запросов по принадлежности в другие организации или архивы, включая архивы районных судов, осуществляется в течение пяти дней с момента регистрации обращения в журнале учета входящей корреспонденции суда.

5.Ответственность

6.1.Работник аппарата суда, ответственный за работу архива суда, несет ответственность в соответствии с действующим законодательством за несоблюдение обеспечения сохранности дел и документов, утрату и несанкционированное уничтожение дел, документов, нарушение правил их использования, а также за выполнение других задач и функций архива суда.

6.2.Обязанности и ответственность работника архива суда определяется с должностным регламентом.

6.3.В случае выявления нарушений, допущенных работниками суда архива, несут установленную ответственность, а рамках законодательства о государственной гражданской службе.

6.Заключительные положения:

6.1.В случае объективной необходимости на основе действующих нормативно-методических документов для организации деятельности архива могут разрабатываться нормативно-методические указания по организации работы с документами и их хранению.

6.2.При смене лица, ответственного за ведение архива, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производятся по акту.